對於始終計劃或舉辦活動的活動行業專業人士和組織，COVID-19 大流行提出了一個許多人可能認為他們從未面臨過的問題：我的面對面活動能否轉變為虛擬活動？
“現在我們必須逐個事件來處理它，”Heidi Hiller 的 創新的派對策劃師 說，做出這樣的決定的原因。 “沒有一刀切的答案。”
希勒是對的——沒有一種適合所有的答案。 但是，通過提供當前成功執行虛擬活動的行業專業人士的提示和見解，我們的目標是讓您做出虛擬化的決定變得不那麼困難。
不僅如此，我們還希望讓您做好準備，超越這一點，超越決策過程，並了解所有 虛擬化的好處.
設定你的期望
虛擬活動為參與者提供了許多成功、引人入勝和出色體驗的機會，但首先您必須認識到它們與現場活動的不同之處。 現場活動主持人使用他們所掌握的一切來吸引每一種感官——視覺、嗅覺、觸覺、味覺和聽覺。 儘管 與虛擬事件，您可以控制的主要是數字環境，而不是您的與會者佔用的物理空間。 您和您的其他演講者可能在他們的屏幕上，但是，例如，如果您的客人有孩子，而這些孩子正在玩耍或參加虛擬課程，那麼您幾乎無法減輕潛在的干擾。 作為房東，知道這一點可以讓您無論發生什麼都保持冷靜和冷靜，並為這些干擾做好計劃。 您如何確保人們可以保持對內容的參與，同時在整個活動中重新加入而不會感到迷茫？
此外，請考慮您對面對面活動的期望。 然後問自己：如果我將我的面對面活動轉變為虛擬活動，這些期望能否得到滿足？ 例如：假設您在現場活動中為您的客人計劃了一個大驚喜。 是否有可能以虛擬方式複制它？ 如果是這樣，怎麼做？
問自己有關您的活動的目的並誠實回答這些問題的棘手問題，這對於成功的虛擬活動至關重要，並無縫引導如何為活動設定目標。
以終為始
接下來，想想結局。 從期望轉變為實際為此事件設定目標。 虛擬化的主要好處之一，正如 Jack Ford，營銷主管 流圍棋，指出的是，“將您的活動帶到虛擬空間為衡量您的活動是否成功開闢了許多新機會。”
例如，與現場活動相比，在虛擬活動中衡量與會者總數和活動後採取的行動（以及許多其他指標）將更容易跟踪。 這樣一來，通過一次虛擬活動，您可能會比您想像的更多地了解您的客人。
它們可能不適用於每個虛擬事件，但虛擬事件的常見指標包括：
- 總參會人數
- 參加者花在聊天、投票和虛擬活動平台的其他互動元素上的時間（可能成為新的目標細分市場）
- 事件發生後採取的行動（即購買、下載等）
- 參加現場直播的與會者百分比
- 觀看重播的與會者百分比
Ford 還指出，虛擬活動可以讓您了解很多有關哪些促銷渠道對您有效，哪些無效。
“您將能夠看到哪個促銷渠道吸引了最多的註冊和參加者，”福特說。 “您還可以按渠道查看轉化率，以了解哪些吸引了最有註冊意願的受眾。 為您的下一次活動或營銷活動提供完美信息。€
考慮到您將用來衡量成功的目標是問自己製作預先錄製的內容是否有意義的關鍵時刻，去吧 100% 直播，或兩者兼而有之。 目標還將幫助您選擇最適合舉辦活動的平台。 無論您是在 Facebook Live、Zoom 上主持，還是 甚至使用遊戲平台，所有這些都為您選擇舉辦虛擬活動的方式提供了新的機會。
時間和說話人方程
好的，所以，您已經設定了期望，並且您已經將這些期望轉變為具體的目標和衡量這些目標的指標。 現在開始有趣的部分：將活動的來龍去脈轉移到新媒體上。
我們特別喜歡 Chris Chan 的建議，創始人兼首席執行官 3C 戰略有限責任公司 適用於開始計劃虛擬活動的專業人士：“專注於開發有價值的內容和出色的演講者。 人們無法選擇在走廊里通過虛擬活動進行社交——如果他們註冊並登錄您的活動，您需要說服他們這是值得的。 真正豐富的內容將有助於銷售註冊。
換句話說，要不斷考慮為您的客人提供真正的價值，就像您在現場活動中所做的那樣！ 無論是為期一天的活動，還是為期五天的活動，無論您是一位演講者還是十一位演講者，您都可以通過採用不同的方式讓客人與您互動，從而增加您的虛擬活動令人難忘的機會，與其他與會者以及內容。
“將虛擬空間分成不同的房間，每個房間提供不同類型的虛擬活動，”希勒建議道。 “允許參與者在虛擬空間中移動，就像他們可能是遊戲應用程序一樣。 為談話、頭腦風暴、演講、遊戲、休息室等留出空間。”
除了有多種與內容互動的方式外，我們交談過的許多專家都同意一個特別的建議：邀請多位發言人。 這是否意味著只有一位發言人的活動無法進行？ 不必要。 但也許為一位演講者保留持續時間較短的活動——比如 90 分鐘到 2 小時。 如果有任何超過該時間限制的內容，最好考慮引入多個揚聲器，以便讓您的客人保持新鮮和有趣。
事實上，根據 Laurea de Ocampo 的說法，該公司的執行製片人 馬薩亞活動，如果您計劃了更長的活動，您會希望將屏幕燒壞的想法放在首位。 她說，“如果你想舉辦一場長時間的活動，那就在幾天或幾週內將它分成幾個活動，而不是嘗試舉辦一個 3 小時以上的虛擬活動，這樣人們就不會出現屏幕倦怠。”歐元
氛圍和展示仍然很重要
僅僅因為您的活動是在沙發上而不是在四季中體驗的，並不意味著應該忽視這種氛圍。 今天的技術很棒，而且非常方便，但請從首席運營官 Dean Levitt 那裡獲得 ThymBase 活動策劃軟件：“類似於現場（現場）活動，花時間處理華麗的背景、出色的照明和清晰的聲音。 投資於揚聲器周圍的視覺質量，你會讓那些在其他活動中看到醜陋的空白牆壁和昏暗燈光的與會者驚嘆不已。
客人在家，渴望真實、有價值的內容和體驗，而您有一個難得的機會在他們最需要的時候為他們提供這些。 演示文稿將使您與其他活動區分開來。 如果您有足夠的資源可以更進一步，請考慮 de Ocampo 的以下建議：
“與揚聲器合作，確保他們有適當的照明和音頻設置，如果沒有，請與 AV 公司合作發送演示套件，其中可能包括安裝了正確軟件的筆記本電腦、麥克風、照明樹、背景等。 ——
最後，排練。 排練，排練，排練。 無論您是主持還是有主旨演講者，請確保您（或他們）提前在鏡頭前講話很舒服。 隨著每一輪排練，你會越來越舒服地在屏幕前說話，很快就會開始找到你希望擊中的節奏。
傳播這個詞
牢記您的目標，精心設計您的活動細節，這使這部分變得簡單，而且更加有趣。 無論您決定營銷您的活動，無論是通過可定制的在線邀請、播客展示位置、Facebook 廣告還是以上所有方式，我們已經在這篇文章中討論過的所有內容都會發揮作用。
但首先，不要賣空自己。 您已經完成了轉型，您已經組織了一系列出色的演講者和活動，旨在提供出色且有價值的內容。 清楚而激動地傳達這一點，以及您計劃的“新奇”（即他們和其他客人一起玩遊戲的休息時間）。 逗弄價值和利益，培養健康的FOMO。
請儘早開始就您的活動進行溝通，以便您可以衡量興趣，並在需要時提高溝通頻率。
銘記
最好在虛擬活動的整個過程中保持注意力，尤其是在活動本身發生時盡量放慢速度並在場。 相比 在現場活動中，“閱讀房間”可能更容易，當您共享虛擬空間時，您將從觀眾那裡尋找不同的線索。 在活動進行時密切關注指標：人們是否在社交媒體上分享鏈接或內容？ 人們會離開活動嗎？ 人們是否通過聊天室或分組討論室相互交流？ 您在哪裡看到參與度和點擊量的高峰和低谷，您可以使用這些信息來改進活動的其餘部分嗎？
同時，請記住，在嘗試關注客人時很容易分心。 萊維特建議那些舉辦虛擬活動的人 在與客人登記入住和保持節奏之間保持健康的平衡： ——這可能違反直覺，但不要陷入觀眾參與的困境。 對於在線聊天中提出的每一個問題，十個人都在翻白眼。 不要將觀眾的參與置於沉默的大多數之上。”
跟進並說聲謝謝
活動結束後，喘口氣。 也拍拍自己的後背——你所做的（轉變、學習新事物和執行重新構建的願景）是向前邁出的大膽而勇敢的一步。 然後，深入研究指標並衡量活動是如何成功的，並註意在哪裡 （以及如何）您的下一個虛擬活動可能會更好。
在考慮如何最好地與您的客人進行活動後的溝通時，我們喜歡虛擬助理兼 Simplify Virtual Solutions 所有者 Cynthia Harder 的以下建議：“活動結束後，發送一封簡短的感謝電子郵件，概述所有活動已完成並包含重播鏈接，以便與會者可以重溫所有精彩內容，因此沒有現場直播的人仍然可以觀看。
作為額外的獎勵，包括一個簡短的後續調查，以及對所有參加者的感謝信。 提示：使用像 Greenvelope.com 這樣的服務，可以讓您提出不同類型的問題，尤其是開放式問題。 問是/否問題不是 聯合國有幫助，但特別是如果這是您的第一次虛擬活動，盡可能獲得細緻入微的反饋可能會更有幫助。
因為我們生活在前所未有的時代，所以現在很難確定很多確定性，特別是在面對面的事件方面。 正如從面對面事件到虛擬事件的轉變中投入了多少思考所證明的那樣，獲得盡可能多的確定性的一種方法是盡可能做好準備。 de Ocampo 建議，計劃中的面對面活動也應該有一個虛擬活動計劃作為備份。 “這將確保虛擬活動不會很快拼湊起來，但可以從與現場活動相同的提前期中受益，因此組織者可以對現場活動和虛擬活動的外觀做出深思熟慮的決定.â€
最後，記住這一點：你並不孤單。 如果一開始舉辦虛擬活動感覺很奇怪，或者如果出現問題，請不要擔心。 這對與會者來說也是全新的，他們渴望您提供給他們的體驗、內容和聯繫。 深呼吸，善待自己，對虛擬活動提供的新機會感到興奮。
